"Gran parte de los problemas de efectividad y sufrimiento que enfrentamos en el mundo actual (de las organizaciones y en la vida personal) está relacionado con incompetencias que presentamos en la forma de conversar y relacionarnos con otros...Muchas personas sufren por su incapacidad de ser escuchados, por su dificultad para reclamar o su dificultad para reconocer el trabajo de otros." Julio Olalla
Debemos tener en cuenta que muchos de los problemas de las organizaciones son a consecuencia de la pobre comunicación que se tenga. La comunicación efectiva es un componente esencial para el éxito de la organización, que en nuestro caso sería la biblioteca que estemos administrando o trabajando. La comunicación no tan sólo es interpersonal, de persona a persona, sino que también nos enfrentaremos a comunicación intergrupal, intragrupal, organizacional y externa. Todos debemos contar con unas buenas destrezas de comunicación para poder desempeñarnos en cada una de ellas. Lo más importante es estar dispuesto a colaborar y tener en mente que nuestras palabras y acciones son la clave para el desarrollo de nuestra organización, empresa, biblioteca o cualquier lugar de trabajo que representemos.
Pasos para incrementar la habilidad de escuchar.
Actualmente vivimos con un elevado nivel de ajetreo y estrés. Tomarse tiempo para escuchar al otro es un buen regalo que le podemos hacer. Escuchar, muestra que te preocupas por la otra persona y es una forma de establecer una buena relación. Además puede ser útil a la hora de solucionar problemas. Puedes emplear cuatro pasos para escuchar eficazmente:
•1. Busca una postura que te sea có moda para escuchar
En primer lugar, busca una postura que te sea como para escuchar al otro donde puedas establecer contacto ocular.
usa respuestas no verbales y verbales para indicar al otro que le estas escuchando. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas verbales comunes incluyen onomatopeyas tales como "aja", "mmm", etc. Estas respuestas no verbales y verbales son las más sencillas de realizar dentro de los cuatro pases básicos para escuchar efectivamente.
•2. Después emplea una habilidad para confirmar que estas entendiendo al otro.
Sería el proceso de decir pequeñas ideas sobre lo que tiene que estar sintiendo la otra persona. Esta habilidad puede servir para rebajar la tensión de alguien que se encuentre en un momento acalorado emocionalmente. Gracias a esta habilidad lograremos comprender bien lo que estamos oyendo. Es un buen modo para transmitir compresiones y afecto. ¿Cómo se emplea?
Haz una aproximación de sentimiento, es decir, plantea una hipótesis acerca de lo que el otro está sintiendo emocionalmente. Te puede ayudar emplear frases como "parece que estas dolido por…", "según he entendido te encanta que…"
Las frases deber ser suaves y dichas con cariño. A continuación puedes usar dos métodos:
•Explicar a la otra persona como te sentirías si estuvieras en esa misma situación. El objetivo es que se sienta comprendido y apoyado
•Hacer preguntas suaves para ahondar más en los sentimientos de tu oyente y para que este siga hablando. Las preguntas podrían ser "¿entonces te sentías…?", "¿eso te hizo pensar que…? etc.
•3. Usa preguntas o afirmaciones para obtener más información
Si aun hay cosas que no has entendido o no te han quedado suficiente claras, usa preguntas o afirmaciones para obtener más información acerca de o que está contando. Realiza preguntas directas tales como ¿Qué?, ¿Dónde? ¿Quién?, etc. Estas preguntas está muy bien utilizarlas en variedad de situaciones. Sin embargo, ten cuidado, pues a algunas personas o en algunas situaciones, el oyente se pude sentir agredido si las empleas en todo cortante. Recuerda que si el otro se siente amenazado en la comunicación, probablemente dejara de hablar. Cualquiera de los tres enfoques siguientes puede usarse para suavizar una de las anteriores preguntas:
•"Me gustaría conocer que quieres"; "sería útil que me dijeras donde", etc.
Si hay aun siente alguna confusión acerca de lo oído, dilo. Esta opción es practica ya que las otras personas raramente se van a sentir ofendidas ante tu imprecisiones y queramos mas información, "no entiendo muy bien que lo que quieres decir"; "hay algunos datos que se me han escapado".
Una técnica muy empleada en psicología es la siguiente, realizar una frase donde el final de esta lo tenga que poner el otro, "entonces lo que tu quieres decir es…", "después fuiste a…"
•4. Resumir puntos clave de la conversación de la otra persona
Al final de la comunicación con la otra persona puedes finalizar haciendo una paráfrasis, que es resumir puntos clave de la conversación de la otra persona repetirlos con tus propias palabras- El objetivo de esta fórmula es verificar si lo que has escuchado es exacto y comunicar ese entendimiento a la otra persona. Esto permite al otro corregir cualquier malentendido y así sentirse felizmente diciendo "así que tu crees...". Se puede realizar de dos formas básicamente:
•Forma resumida: comienza a resumir todo lo dicho por otro, "Déjame ver si lo he comprendido…", "de modo que lo que dices es…"•
•Forma interrogante: mediante el uso de preguntas: ¿estás diciendo que...?
La habilidad de escuchar con atención.
Los grandes escuchas no aparecen con facilidad. Es un trabajo duro. Existen dos tipos importantes de habilidades para escuchar: con atención e interactivamente.
Los siguientes instrumentos de atención le ayudaran a recibir mejor los verdaderos mensajes que su contraparte está tratando de transmitir.
•Estar motivado para escuchar. Ahora que ya sabe que la persona con la mayor información generalmente obtiene resultados superiores de la negociación, tiene un incentivo para ser un mejor escucha. Es prudente establecer metas acerca de todos los diferentes tipos de información que desearía recibir de su cliente. Entre más aprenda, mejores resultados tendrá. El verdadero reto aparece cuando debe motivarse a sí mismo para oír a alguien que no le agrada.
•Si usted se ve en la necesidad de hablar, haga preguntas. El objetivo es conseguir información más específica y depurada. Para lograrlo, tendrá que seguir interrogando a su contraparte. La secuencia de su interrogatorio deberá ir de lo general a lo específico y, finalmente, obtendrá los datos para tomar la mejor decisión. La segunda razón para proseguir su sondeo es que le ayudará a descubrir sus necesidades y los deseos de su cliente.
•Esté atento a los indicios no verbales. Aunque es básico escuchar lo que se está diciendo, resulta igualmente importante entender las actitudes y los motivos detrás de las palabras. Recuerde, en general, un negociador no expone su mensaje completo a través de lo que dice. Mientras el mensaje puede comunicar honestidad y convicción, los gestos de su oponente, sus expresiones faciales y el tono de su voz quizás transmitan duda.
•Deje que su contraparte cuente primero su historia. Muchos negociadores han aprendido el valor de este consejo después de duras experiencias. Escuche recuerde que quien maneja la información maneja el poder.
•No interrumpa a su cliente cuando esté hablando. Primero, es descortés. Segundo, podría estar cortando información valiosa que lo ayudará más adelante. Incluso si su cliente está diciendo algo incorrecto, permítale terminar.
•No se distraiga. Cuando se encuentre negociando, trate de crear una situación en la cual pueda pensar claramente y evitar interrupciones. Éstas al igual que las distracciones, tienden a obstruir el desarrollo tranquilo de las negociaciones.
•No confíe en su memoria. Ponga todo por escrito. Si usted es capaz de corregir a su contraparte o refrescar su memoria con datos y números compartidos con usted en una reunión anterior, ganará una increíble credibilidad y poder. Poner las cosas por escrito puede llevarle unos minutos más, pero los resultados serán
valorados en su momento.
•Escuche con un objetivo en su mente. Si usted tiene una meta mientras escucha, puede buscar palabras e indicios no verbales que agreguen la información que requiere.
•Déle a su contraparte toda la atención. Es muy importante mirarlo a los ojos cuando esté hablando. Esto denota que usted es profesional, agradable y honesto. Además le permite descubrir los sentimientos, intenciones y personalidad de su cliente.
•Contraataque al mensaje, no a la persona. Con esto logrará que su cliente esté dispuesto a negociar con usted nuevamente. No debe ofender su dignidad.
•No se disguste. Cuando usted se enoja su cliente ha ganado el control. Si está molesto probablemente no se encuentra en la mejor disposición para tomar las decisiones más acertadas. Las emociones de cualquier índole obstaculizan el proceso de escuchar.
•Recuerde, es imposible escuchar y hablar al mismo tiempo. Es como tratar de cantar y silbar al mismo tiempo.
Debemos tener en cuenta que muchos de los problemas de las organizaciones son a consecuencia de la pobre comunicación que se tenga. La comunicación efectiva es un componente esencial para el éxito de la organización, que en nuestro caso sería la biblioteca que estemos administrando o trabajando. La comunicación no tan sólo es interpersonal, de persona a persona, sino que también nos enfrentaremos a comunicación intergrupal, intragrupal, organizacional y externa. Todos debemos contar con unas buenas destrezas de comunicación para poder desempeñarnos en cada una de ellas. Lo más importante es estar dispuesto a colaborar y tener en mente que nuestras palabras y acciones son la clave para el desarrollo de nuestra organización, empresa, biblioteca o cualquier lugar de trabajo que representemos.
Pasos para incrementar la habilidad de escuchar.
Actualmente vivimos con un elevado nivel de ajetreo y estrés. Tomarse tiempo para escuchar al otro es un buen regalo que le podemos hacer. Escuchar, muestra que te preocupas por la otra persona y es una forma de establecer una buena relación. Además puede ser útil a la hora de solucionar problemas. Puedes emplear cuatro pasos para escuchar eficazmente:
•1. Busca una postura que te sea có moda para escuchar
En primer lugar, busca una postura que te sea como para escuchar al otro donde puedas establecer contacto ocular.
usa respuestas no verbales y verbales para indicar al otro que le estas escuchando. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas no verbales serian mantener el contacto visual y hacer gestos de asentamiento con la cabeza. Las respuestas verbales comunes incluyen onomatopeyas tales como "aja", "mmm", etc. Estas respuestas no verbales y verbales son las más sencillas de realizar dentro de los cuatro pases básicos para escuchar efectivamente.
•2. Después emplea una habilidad para confirmar que estas entendiendo al otro.
Sería el proceso de decir pequeñas ideas sobre lo que tiene que estar sintiendo la otra persona. Esta habilidad puede servir para rebajar la tensión de alguien que se encuentre en un momento acalorado emocionalmente. Gracias a esta habilidad lograremos comprender bien lo que estamos oyendo. Es un buen modo para transmitir compresiones y afecto. ¿Cómo se emplea?
Haz una aproximación de sentimiento, es decir, plantea una hipótesis acerca de lo que el otro está sintiendo emocionalmente. Te puede ayudar emplear frases como "parece que estas dolido por…", "según he entendido te encanta que…"
Las frases deber ser suaves y dichas con cariño. A continuación puedes usar dos métodos:
•Explicar a la otra persona como te sentirías si estuvieras en esa misma situación. El objetivo es que se sienta comprendido y apoyado
•Hacer preguntas suaves para ahondar más en los sentimientos de tu oyente y para que este siga hablando. Las preguntas podrían ser "¿entonces te sentías…?", "¿eso te hizo pensar que…? etc.
•3. Usa preguntas o afirmaciones para obtener más información
Si aun hay cosas que no has entendido o no te han quedado suficiente claras, usa preguntas o afirmaciones para obtener más información acerca de o que está contando. Realiza preguntas directas tales como ¿Qué?, ¿Dónde? ¿Quién?, etc. Estas preguntas está muy bien utilizarlas en variedad de situaciones. Sin embargo, ten cuidado, pues a algunas personas o en algunas situaciones, el oyente se pude sentir agredido si las empleas en todo cortante. Recuerda que si el otro se siente amenazado en la comunicación, probablemente dejara de hablar. Cualquiera de los tres enfoques siguientes puede usarse para suavizar una de las anteriores preguntas:
•"Me gustaría conocer que quieres"; "sería útil que me dijeras donde", etc.
Si hay aun siente alguna confusión acerca de lo oído, dilo. Esta opción es practica ya que las otras personas raramente se van a sentir ofendidas ante tu imprecisiones y queramos mas información, "no entiendo muy bien que lo que quieres decir"; "hay algunos datos que se me han escapado".
Una técnica muy empleada en psicología es la siguiente, realizar una frase donde el final de esta lo tenga que poner el otro, "entonces lo que tu quieres decir es…", "después fuiste a…"
•4. Resumir puntos clave de la conversación de la otra persona
Al final de la comunicación con la otra persona puedes finalizar haciendo una paráfrasis, que es resumir puntos clave de la conversación de la otra persona repetirlos con tus propias palabras- El objetivo de esta fórmula es verificar si lo que has escuchado es exacto y comunicar ese entendimiento a la otra persona. Esto permite al otro corregir cualquier malentendido y así sentirse felizmente diciendo "así que tu crees...". Se puede realizar de dos formas básicamente:
•Forma resumida: comienza a resumir todo lo dicho por otro, "Déjame ver si lo he comprendido…", "de modo que lo que dices es…"•
•Forma interrogante: mediante el uso de preguntas: ¿estás diciendo que...?
La habilidad de escuchar con atención.
Los grandes escuchas no aparecen con facilidad. Es un trabajo duro. Existen dos tipos importantes de habilidades para escuchar: con atención e interactivamente.
Los siguientes instrumentos de atención le ayudaran a recibir mejor los verdaderos mensajes que su contraparte está tratando de transmitir.
•Estar motivado para escuchar. Ahora que ya sabe que la persona con la mayor información generalmente obtiene resultados superiores de la negociación, tiene un incentivo para ser un mejor escucha. Es prudente establecer metas acerca de todos los diferentes tipos de información que desearía recibir de su cliente. Entre más aprenda, mejores resultados tendrá. El verdadero reto aparece cuando debe motivarse a sí mismo para oír a alguien que no le agrada.
•Si usted se ve en la necesidad de hablar, haga preguntas. El objetivo es conseguir información más específica y depurada. Para lograrlo, tendrá que seguir interrogando a su contraparte. La secuencia de su interrogatorio deberá ir de lo general a lo específico y, finalmente, obtendrá los datos para tomar la mejor decisión. La segunda razón para proseguir su sondeo es que le ayudará a descubrir sus necesidades y los deseos de su cliente.
•Esté atento a los indicios no verbales. Aunque es básico escuchar lo que se está diciendo, resulta igualmente importante entender las actitudes y los motivos detrás de las palabras. Recuerde, en general, un negociador no expone su mensaje completo a través de lo que dice. Mientras el mensaje puede comunicar honestidad y convicción, los gestos de su oponente, sus expresiones faciales y el tono de su voz quizás transmitan duda.
•Deje que su contraparte cuente primero su historia. Muchos negociadores han aprendido el valor de este consejo después de duras experiencias. Escuche recuerde que quien maneja la información maneja el poder.
•No interrumpa a su cliente cuando esté hablando. Primero, es descortés. Segundo, podría estar cortando información valiosa que lo ayudará más adelante. Incluso si su cliente está diciendo algo incorrecto, permítale terminar.
•No se distraiga. Cuando se encuentre negociando, trate de crear una situación en la cual pueda pensar claramente y evitar interrupciones. Éstas al igual que las distracciones, tienden a obstruir el desarrollo tranquilo de las negociaciones.
•No confíe en su memoria. Ponga todo por escrito. Si usted es capaz de corregir a su contraparte o refrescar su memoria con datos y números compartidos con usted en una reunión anterior, ganará una increíble credibilidad y poder. Poner las cosas por escrito puede llevarle unos minutos más, pero los resultados serán
valorados en su momento.
•Escuche con un objetivo en su mente. Si usted tiene una meta mientras escucha, puede buscar palabras e indicios no verbales que agreguen la información que requiere.
•Déle a su contraparte toda la atención. Es muy importante mirarlo a los ojos cuando esté hablando. Esto denota que usted es profesional, agradable y honesto. Además le permite descubrir los sentimientos, intenciones y personalidad de su cliente.
•Contraataque al mensaje, no a la persona. Con esto logrará que su cliente esté dispuesto a negociar con usted nuevamente. No debe ofender su dignidad.
•No se disguste. Cuando usted se enoja su cliente ha ganado el control. Si está molesto probablemente no se encuentra en la mejor disposición para tomar las decisiones más acertadas. Las emociones de cualquier índole obstaculizan el proceso de escuchar.
•Recuerde, es imposible escuchar y hablar al mismo tiempo. Es como tratar de cantar y silbar al mismo tiempo.
VIDEO RELACIONADO. COMUNICACIÓN EFECTIVA.
">
No hay comentarios:
Publicar un comentario